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HSP働き方戦略室|明日から使える処方箋をあなたに。

HSPの私が考える最強のマルチタスク管理法:最適なtodoリストでストレスフリーになろう!

 繊細な性格・敏感な感覚を抱えるHSPの方は、マルチタスクが苦手な人が多いと言われています。そこで、今回は、HSPの方に向けて、苦手なマルチタスクを管理するための方法と最適なtodoリストの考察について、記事としたいと思います。(※HSPの詳細については、以下の記事をご参照ください)

HSPについて・自己診断チェック

 HSPの私も、勿論のことマルチタスクが苦手でした。しかし、本や研修などで学んだあらゆるタスク管理法を繰り返し試すことで、仕事は年々増える一方ですが、マルチタスクによるストレスを軽減することができております。

 タスク管理法やtodoリストは人によって、合う・合わないもあると思いますが、試すにあたってハードルが低いと思われる方法を中心に、ご紹介したいと思います。

HSPの方にとってマルチタスクが苦手な理由は?

 マルチタスクが得意といわれる人は、どういう人なのでしょうか。既にあらゆる本やブログ等で考え方が記載されていますが、「マルチタスクが得意な人は、作業を同時並行できる人ではなく、一つの作業に集中し、作業終了後に次の作業へ切り替えることが上手な人」と最近は定義されることが多い気がします。

 それでは、HSPの方がマルチタスクが苦手な理由は何なのでしょうか。それは、仕事・人間関係・職場環境など、あらゆる機微まで気づいてしまう人が多く、「一つの作業に集中する」ということを阻害されてしまうからだと考えます。

 前回の記事でも記載しましたが、人は「どの作業から手をつけようか?」などと選択に迷う瞬間が、一番ストレスが生じると言われています。

人は、行動ではなく、「意思決定」で疲れるのです。

引用:DaiGo(2016)『自分を操る超集中力』かんき出版

 

 あらゆる機微に気付いてしまうHSPの方にとっては、タスクの処理にあたって選択に迷う要素が多すぎるため、マルチタスクが苦手で、ストレスもたまってしまうのです。

 そのため、マルチタスクを対処するためには、選択に迷わないための基準(ルール)が必要になると言えます。

 

 

タスクを基準(ルール)に基づいて機械的に対処しよう(GTDという考え方)

 前項目では、マルチタスクを対処するためには、選択に迷わないための基準(ルール)が必要であると述べてきました。

 その基準(ルール)として、参考になる考え方の一つに、デビッド・アレン氏によって提唱されたGTD(Getting Things Done)という考え方があります。この考え方は、メールや電話で依頼された「やるべきこと」に対して、ある一定基準に基づき、取るべき対応を決めるといったワークフローとなります。詳細は以下の図をご参照ください。

【GTDについて】


参考:堀正岳(2017)『ライフハック大全―人生と仕事を変える小さな習慣250』KADOKAWA

 この図は、どのようなことを意味するかということを以下のとおり整理してみました。

①:「やるべきこと」に対して、まず初めに考えるべきこと
・まずは、「やるべきこと」に対し、現時点でアクションを取ることが可能かどうかを判断する。②-a:①が「はい」である場合
・2分以内でタスクが完了するのであれば、その場で実施する。
・2分以内でタスクが完了しなければ、todoリストにタスクを追加するか、プロジェクト化する。②-b:①が「いいえ」である場合
・「いつかやるリスト」に入れるか、「資料化(ファイルに書類保存、データ保存等)」するか、「ゴミ(実施しない)」かを決める。


当たり前の考え方だと思う方もいらっしゃるかもしれませんが、私の経験上、習慣化することはなかなか難しいと思っております。

 ただ、私は意識して続けることで、習慣化することができ、「やるべきこと(≒タスク)」に対して、機械的に対応することができるようになったため、非常にストレスを軽減することができました。

 ちなみに、私は継続が苦手な人間ですが、上記の図をデスクに貼って意識づけることにより、習慣化までつなげることができました。とはいえ、この方法は、かなり実践までのハードルが高いと思っております。

 私が特に重要だと思うことは、上記の図の赤点線枠で囲んだ、もしくは赤字で記した、その場で実践するのか、それともtodoリストに入れ込むのかという判断だと思っております。まずは、ここを実践することが、ハードルが低くかつ効果に繋がりやすいと考えております。

 それでは、次の項目では、todoリストに入れ込んだ後を考えたいと思います。実は今回の記事では、この点を一番伝えたいと考えております。

 

 

todoリストでタスク管理を最適にするための5つのルール

 私は、マルチタスクが非常に苦手でした。そのため、新入社員の時に、上司や先輩から、以下のような説教を受けておりました。

上司A
仕事の優先順位を付けることができているのか?

先輩
締切管理はどうなっているんだ?

上司
頼んだことを忘れるのはあり得ない!

先輩
仕事遅すぎ!考えている時間が長すぎるんじゃないの?

私(ぽん乃助)
・・・。


私は、タスク管理に関して、本をたくさん読んだり、セミナーをたくさん受けたりもしましたが、大半は優先順位を決めるための基準などといった「概念」が多く占めており、要点がよく分からず、実践にうまく移すことができませんでした。
 世の中では、仕事の優先順位のつけ方だけで、本やセミナー等が溢れているため、同じ悩みを持っている人が多いのではないかと思います。特にHSPの方は、マルチタスクが苦手な傾向にあるため、同じ説教を受けた方もいらっしゃるかもしれません。しかし、私は上司や先輩から、具体的な改善策を提示されることはありませんでした。

 ただ一つ、タスク管理が苦手だった私自身が、劇的に改善された方法がありました。それは、todoリストを最適化することでした。そうすることで、今まで受けてきた説教も受けることは少なくなりました。

 本記事では、あらゆる引用先をもとに、todoリストを改善するための重要なルールを5つに絞ってみました。そして、私のtodoリストの実例も付けております。実践ハードルが低いものが多いと思いますので、タスク管理に苦手意識を持つ人は、ぜひ活用いただければと思います!

ルール①:タスクをキャプション分けしよう!

 ここでいうキャプション分けとは、タスクを大分類・中分類・小分類など、区分していくことを指しております。樹木で言えば、木が大分類、枝が中分類、葉が小分類となります。
 例えば、このブログの運営に関するタスク管理を考えた場合、「記事の作成」「サイトの宣伝」「サイトのデザイン向上」を大分類として整理することができると思います。
 そして、「記事の作成」の下には、このブログの記事テーマとしている「ライフハック術」「メンタルケア術」「HSPにとっての最適な働き方」が中分類として整理することができると思います。
 最後に、「ライフハック術」の下には、「ネタを探す」「ネタをまとめる」「記事を書く」「記事を見直す」が小分類として整理できると思います。
 大事なことは、大分類・中分類・小分類同士のレベル感が同じになることです。この例で言えば、大分類に「記事の作成」「ネタをまとめる」「メンタルケア術」となってしまうのは好ましくありません。分かりやすい例に言い換えると、「魚・肉・野菜」は同じレベル感となりますが、「魚・豚・人参」と並ぶのはレベル感が異なることになります。

ルール②:小分類のタスクは動詞形にしよう!

 一番の基本となる上記のルール①を適用したうえで、次に大事なことは、小分類を動詞形にすることです。上記例においても、小分類は「ネタをまとめる」「テーマを決める」「構成を決める」「記事を書く」「記事を見直す」といったように、動詞系(~する)にしました。この理由は、タスクが具体的になることで、人は素早く行動に移すことができるためです。

ルール③:大分類の期限を押さえたうえで、中分類→小分類の順に期限を決め、todoリストに記載しよう!

 このブログでは不定期に記事を更新しているため、具体的な期限はありませんが、社内で仕事をするときは必ず期限が設けられると思います。特に社内では大分類の箇所において、期限が設定されることが多いと思います(期限が示されない場合は、相手に聞くことが必要となります。どんな手であれ、大分類の期限は必ず押さえるようにしましょう)。
 そして、大分類の期限を押さえたうえで、中分類→小分類の順に期限を設定し、todoリストに記載していきましょう。
 そうすることで、自分はいつまでに何をすべきなのか明確になりますし、他人に仕事をお願いするときも、具体的な期限を示すことが可能となります。

ルール④:一日のはじめに、その日にやる小分類のタスクを決め、順位付けしよう!

 一日のはじめに、すぐに仕事に手を付けるのではなく、タスクに順位付けすることが大事です。ルール③で設けた期限や、仕事の重要度を踏まえ、小分類のタスクに順番を振っていき、その順番をもとに、タスクをこなしていきます。そうすることで、今しなければいけないことが明確になり、集中してタスクに臨むことができます。todoリストは、激務な人であればあるほど、どうしても膨大になります。そのため、todoリストに直接番号を振っても、他のタスクが気になってしまうため、todoリストとは別に、今日やることリストを作成することをおすすめします!

 

ルール⑤:待ちのタスクはtodoリストから削除するのではなく、マークを付けて、リスト上に残すようにしよう!

 タスクは自分で完結するものもありますが、他人に依頼することも多いでしょう。他人に仕事を依頼したら、その時点で仕事終了としてしまう人も多々見受けられますが、それはNGです!依頼しても、期日どおりに仕事をしない人もいますし、そもそも依頼したことを忘れる人もいます。そのため、催促できるようにするためにも、人に依頼した仕事はリストから削除するのではなく、マークを付けるようにしましょう。

 

 

todoリストのアプリ「todoist」のすすめ

 前の項目では、私のtodoリストの実例を画像でつけてみましたが、これはtodoリストのアプリである「todoist」を使用しています。

 具体的なアプリの使用方法は、今後解説したいと思いますが、解説が無くても直感的に利用することができると思います!

 パソコンからでも、スマホからでも同期して利用することができ、更にグーグルカレンダーと連動することも可能であるため、非常におすすめです!(※とはいえ、非常に有名なアプリであるため、既に利用されている方も多いかもしれませんが…。)

 とにかく、マルチタスクを対処するためには、todoリストの改善が一番の近道だと考えています。HSPの皆さまはぜひ、お試しください!

Todoist: ストレスフリーのタスク管理

Todoist: ストレスフリーのタスク管理
開発元:Doist
無料
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東京都出身、20代後半の会社員(男)です。
自分がHSP(=敏感・繊細な人)であると分かってから、同様の悩みを抱えている人に、何か有益な情報を与えたいと決意しました。
日々の激務の中で、ライフハック術やメンタルケア術を実践しております。

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